Sistema di segnalazione degli illeciti (Whistleblowing)

Con il D. Lgs. 10 marzo 2023 n. 24, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 63 del 15 marzo 2023, il legislatore italiano ha dato attuazione alla direttiva UE 2019/1937, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e delle disposizioni normative nazionali, c.d. "whistleblowing".

Framon Spa, in adempimento alle previsioni di legge e nell'ottica di garantire correttezza e trasparenza nella conduzione della propria attività, ha predisposto un sistema informatico di "Whistleblowing", a disposizione di chiunque voglia segnalare situazioni rilevanti ai fini di legge o regolamenti interni.

A tal fine, la Società ha provveduto a:

• Istituire un canale interno di segnalazione, mediante adozione della piattaforma 'TeamSystem Whistleblowing', che garantisce, con modalità informatiche e strumenti di crittografia, la riservatezza dell'identità del Segnalante e dei soggetti menzionati nella segnalazione, consentendo anche la presentazione di segnalazioni anonime (di seguito, il "Software");
• Inserire sul sito della società una sezione dedicata al Whistleblowing, con rinvio al Software;
• adottare un Regolamento che disciplina le modalità per effettuare segnalazioni circostanziate di condotte illecite, rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/01 e del d.lgs. 24/2023, con tutela della riservatezza per il segnalante, allegato alla presente del quale Vi invitiamo a prendere visione;
• adeguare la modulistica in materia di privacy e a redigere la DPIA preventiva;
• ad informare le rappresentanze sindacali nazionali dell'avvenuta adozione del suddetto Regolamento Whistleblowing.

Di seguito, riportiamo alcune indicazioni operative, con invito espresso a prendere comunque visione del Regolamento che disciplina la procedura Whistleblowing, allegato alla presente.

Caratteristiche della segnalazione

La segnalazione deve riferirsi unicamente a condotte illecite, vale a dire condotte che costituiscono inadempimento e/o violazione della normativa applicabile e/o di procedure e regolamenti interni. Pertanto, le segnalazioni che abbiano ad oggetto lamentele, richieste personali o, più in generale, circostanze non rilevanti a tal fine, non saranno tenute in considerazione. Saranno, in particolare, archiviate:

• le segnalazioni relative a questioni di mero carattere operativo e/o organizzativo;
• le segnalazioni di carattere personale;
• le rivendicazioni/istanze che attengono alla disciplina dei singoli rapporti di lavoro, a meno che le condotte oggetto di segnalazione non siano poste in essere in violazione della normativa applicabile e/o delle procedure e dei regolamenti interni.

Le segnalazioni devono essere rese in buona fede, circostanziate e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, anche al fine di non disperdere l'efficacia dello strumento messo a disposizione. Chiunque effettui con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelino successivamente infondate potrà essere soggetto a sanzioni disciplinari.

Gestione delle segnalazioni

Per tutelare al massimo il "segnalante" e il "segnalato" sono state adottate le necessarie misure di sicurezza: indipendentemente dalla scelta operata dal "segnalante" di rendere una segnalazione in forma anonima o meno (come indicato nel successivo punto 6), viene garantita la riservatezza dell'identità di chi scrive e del contenuto della segnalazione attraverso protocolli sicuri e strumenti di crittografia che permettono di proteggere i dati personali e le informazioni fornite. L'identità del segnalante non è mai rivelata senza il suo consenso, ad eccezione dei casi previsti dalla normativa vigente.
L'organo competente per la gestione delle segnalazioni è:

• Il Responsabile amministrativo e delle Risorse Umane, Signor Ezio Mascherini;
• Il Presidente del Collegio Sindacale Dr. Antonio Elba, in qualità di Responsabile di Riserva, in caso di segnalazioni che riguardino il Responsabile amministrativo e delle Risorse Umane o rispetto alle quali questi abbia un potenziale interesse connesso alla segnalazione, tale da comprometterne l'imparzialità e l'indipendenza di giudizio.

Modalità di trasmissione

Per accedere alla piattaforma TeamSystem Whistleblowing accedere al link: https://framonspa.smartleaks.cloud/#/login.
Il Software consente di:

• utilizzare un questionario on-line per la trasmissione delle segnalazioni;
• scambiare con il Responsabile Whistleblowing (o con il Responsabile di Riserva) sopra indicati, file multimediali criptati e decifrabili solo dai riceventi e discutere via chat la segnalazione;
• decidere se e quando dichiarare, in modo riservato, la propria identità.

Segnalazione esterna

E' possibile altresì effettuare una segnalazione mediante utilizzo del canale esterno, attivato e gestito dall'Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), ma solo al verificarsi delle condizioni tassativamente indicate all'art. 7 del D.lgs 24/2023 e cioè allorquando:

• il segnalante abbia già effettuato una segnalazione interna e la stessa non abbia avuto seguito da parte della persona o dell'ufficio designati;
• il segnalante abbia fondati motivi di ritenere, sulla base di circostanze concrete documentate o documentabili, che se effettuasse una segnalazione interna alla stessa non sarebbe dato efficace seguito;
• o il segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Le istruzioni relative alle modalità di presentazione di tali segnalazioni sono pubblicate sul sito web dell'ANAC, nella sezione dedicata al cd. Whistleblowing.

Divulgazione pubblica

È possibile, da ultimo, divulgare pubblicamente le informazioni sulle violazioni, rendendole di pubblico dominio, al solo verificarsi delle condizioni tassativamente indicate all'art. 15 del D.lgs. 24/2023 e cioè allorquando:

• il segnalante abbia previamente   effettuato   una segnalazione interna ed esterna ovvero abbia effettuato direttamente una segnalazione esterna, sussistendo le condizioni sopra indicate e non abbia ricevuto riscontro nei termini di legge;
• il segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• il segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.